📖 Darum geht's
Wenn Leistungen oder Abonnements über einen längeren Zeitraum erbracht werden, dürfen die Umsätze nicht vollständig in der Periode erfasst werden, in der die Rechnung erstellt wurde. Stattdessen müssen die Erträge zeitanteilig abgegrenzt werden.
Die PRAP-Liste von pathway stellt diese Werte bereit und kann als Grundlage für die Buchung der passiven Rechnungsabgrenzung in DATEV verwendet werden.
🔎 Was enthält die PRAP-Liste?
Die PRAP-Liste zeigt für jede relevante Rechnung:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Leistungszeitraum
- Gesamter Rechnungsbetrag
- Bereits realisierter Ertrag
- Noch abzugrenzender Betrag
- Monatliche Aufteilung der Abgrenzung
Dadurch kann nachvollzogen werden, welcher Teil eines Umsatzes bereits ertragswirksam ist und welcher Anteil in zukünftige Perioden verschoben werden muss.
🔎 Wie wird die PRAP-Liste gebucht?
Die PRAP-Liste selbst wird nicht direkt in DATEV importiert, sondern dient als Grundlage für die entsprechenden Abgrenzungsbuchungen.
Zum Abschlussstichtag wird der noch nicht verdiente Umsatzanteil auf ein PRAP-Konto umgebucht.
Typischerweise erfolgt die Buchung:
Ertragskonto an PRAP-Konto
In den Folgemonaten wird die Abgrenzung entsprechend des Leistungszeitraums wieder aufgelöst:
PRAP-Konto an Ertragskonto
Welche Konten hierfür verwendet werden, sollte individuell mit der Steuerberatung abgestimmt werden.
🔎 Beispiel einer Abgrenzung
Buchungsbeispiel: anhand einer Rechnung - > für die gesamte PRAP Liste kann die Summe der Spalte Rest genommen werden
1️⃣ Einspielender Umsätze (Chargebee/ Stripe Billing)
Buchung lt. Export Datei: Kunden 33299 / an Erlöskonto 4331 RE-0034466 Betrag: 1.980,00 Euro
2️⃣ Darstellung der PRAP Datei (Periode 11):
BUCHUNG BEI STARTDATUM = laufender Monat
Mit Hilfe der Datei kann der PRAP-Posten dann umgegliedert werden:
👉🏼 Tatsächlicher Erlös in Periode 11 lt. Datei: 44,00 Euro
3️⃣ Umbuchung lt. Datei ➡️ Spalte Rest:
👉🏼 Saldo auf PRAP lt. Spalte REST: 1.936,00 Euro
👉🏼 Gebuchter Erlös lt. Spalte 11 2023: 44,00 Euro
4️⃣ Buchung Folgemonat (Periode 12):
💡 Hier wird eine neue Tabelle für DEZEMBER erstellt
💡 Automatische Anpassung der Laufzeit:
Buchung ➡️ aus der Spalte REST
👉🏼 Saldo auf PRAP lt. Spalte REST: 1.771,00 Euro
👉🏼 Gebuchter Erlös lt. Spalte 12 2023: 165,00 Euro
‼️ ACHTUNG: Falls schon in Vorperioden PRAP´s gebucht wurden - > passt der SALDO nicht!
Hier kann der Differenzwert aus dem Stand Vormonat und Stand laufender Monat mit der Spalte REST abgestimmt werden.
5️⃣ In den Folgemonaten wird die Abgrenzung entsprechend des Leistungszeitraums wieder aufgelöst:
💡 Zur Anleitung:
➡️ Wie kann ich die PRAP Berechnung von pathway in DATEV umsetzen?
🔎 Wie werden Fremdwährungen in der PRAP-Liste behandelt?
Die PRAP-Liste wird grundsätzlich in Euro erstellt.
Auch wenn eine Rechnung ursprünglich in einer Fremdwährung erstellt wurde, erfolgt die Berechnung der Abgrenzungsbeträge immer auf Basis der Euro-Werte, die später auch in DATEV gebucht werden.
Der Hintergrund:
- Die PRAP-Datei enthält keine Fremdwährungskennzeichen.
- Die DATEV-Buchungen werden ebenfalls in Euro erzeugt.
- Dadurch stimmen die Werte der PRAP-Liste jederzeit mit den tatsächlich gebuchten Erträgen überein.
👉🏼 Wichtig: Die PRAP-Liste dient der Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung. Deshalb müssen die ausgewiesenen Werte den tatsächlichen Buchungen in DATEV entsprechen.
🔎 Welche Wechselkurse verwendet pathway?
Für die Berechnung der PRAP-Werte verwendet pathway immer dieselben Wechselkurse wie beim DATEV-Export.
Je nach Buchungsfall können unterschiedliche Kursquellen verwendet werden:
- Tatsächliche Wechselkurse aus Zahlungsanbietern (z. B. Stripe)
- Offizielle BMF-Wechselkurse
Unabhängig von der Quelle wird für die PRAP-Berechnung immer derselbe Kurs verwendet wie für die spätere Buchung in DATEV.
Dadurch bleiben:
- Buchungsstapel
- Ertragskonten
- PRAP-Auswertung
vollständig konsistent.
🔎 Besonderheit bei Gutschriften
Auch bei Gutschriften verwendet pathway dieselbe Währungslogik wie im DATEV-Export.
Die PRAP-Berechnung orientiert vollständig an den gebuchten DATEV-Werten, sodass Abgrenzungen, Erträge und Gutschriften jederzeit korrekt aufeinander abgestimmt sind.
💡 Wann wird die PRAP-Liste benötigt?
Die PRAP-Liste ist insbesondere relevant bei:
- Abonnements
- SaaS-Modellen
- Wartungsverträgen
- Mitgliedschaften
- Vorauszahlungen für zukünftige Leistungen
- Mehrmonatigen Leistungszeiträumen
Sie unterstützt die korrekte periodengerechte Gewinnermittlung und erleichtert die Abstimmung zwischen Buchhaltung und Jahresabschluss.
🥳 Du hast es geschafft!
Jetzt weißt du, wie die pathway PRAP-Liste aufgebaut ist, wie die Abgrenzungsbeträge gebucht werden und warum die ausgewiesenen Werte auch bei Fremdwährungen mit den DATEV-Buchungen übereinstimmen.
✅ FAQ – Häufig gestellte Fragen
❓ Wird die PRAP-Liste direkt in DATEV importiert?
Nein. Die PRAP-Liste dient als Grundlage für die notwendigen Abgrenzungsbuchungen.
❓ Warum werden Fremdwährungen nicht in der PRAP-Liste angezeigt?
Die Liste wird vollständig in Euro ausgegeben, damit sie direkt mit den DATEV-Buchungen abgestimmt werden kann.
❓ Welcher Wechselkurs wird für die Berechnung verwendet?
Es wird immer derselbe Wechselkurs verwendet wie bei der zugehörigen DATEV-Buchung.
❓ Werden Gutschriften ebenfalls berücksichtigt?
Ja. Gutschriften fließen mit derselben Währungs- und Buchungslogik in die PRAP-Berechnung ein.
❓ Für welche Geschäftsmodelle ist die PRAP-Liste besonders wichtig?
Vor allem für Abonnements, SaaS-Angebote, Wartungsverträge und andere Leistungen mit mehrmonatigen Leistungszeiträumen.
Support und Kontaktmöglichkeiten
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