Proformarechnung im Rechnungsprinter

Das Feature richtet sich an Händler, die Zahlungsarten wie Rechnungskauf oder Banküberweisung anbieten und ihren Kund:innen schon vor der Bezahlung ein Dokument zur Verfügung stellen möchten.

Das Feature ist pro Shop aktivierbar und standardmäßig deaktiviert. Shops, die es nicht aktivieren, behalten das bisherige Verhalten unverändert bei.

Ist das Feature aktiv, gilt für Draft Orders und neu erstellte, noch nicht bezahlte Bestellungen Folgendes:

• Statt einer echten Rechnung wird zunächst eine Proformarechnung erstellt.
• Ändert sich die Bestellung in Shopify – etwa durch Order-Edits, eine Adressänderung oder die Umwandlung von Draft zu Order – aktualisiert sich die Proforma automatisch.
• Die echte Rechnung mit fortlaufender Rechnungsnummer entsteht als separates, zusätzliches Dokument, sobald der im Shop eingestellte Trigger erreicht ist: bei Bezahlung oder wenn die Ware vollständig versendet wurde.
• Die Proforma wird dabei nicht in die echte Rechnung umgewandelt – beide bleiben eigenständige Dokumente.

Damit eine Proformarechnung rechtlich und inhaltlich klar von einer echten Rechnung unterscheidbar ist, gelten feste Vorgaben:

• Titel: „Proformarechnung" bzw. „Proforma Invoice", je nach Dokument-Locale.
• Dokumentnummer: Proforma-<Bestellname>, z. B. wird aus Shopify-Bestellung #1058 die Nummer Proforma-1058. Diese Nummer stammt nie aus dem regulären, fortlaufenden Rechnungsnummernkreis.
• Zusatztext: Bei Aktivierung wird automatisch der Hinweis „Dies ist eine Proforma-Rechnung. Sie dient ausschließlich zu Zoll- / Informationszwecken und stellt keine Zahlungsaufforderung dar." ergänzt. Dieser Text ist anpassbar.
• Wasserzeichen: Ein diagonales „PROFORMA"-Wasserzeichen erscheint auf jeder Seite.
• E-Rechnung: Für Proformarechnungen wird keine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei erzeugt oder angehängt.

💡 So sieht eine Proformarechnung aus:

Schritt 1 – Einstellungen öffnen

1. Öffne den Rechnungsprinter.
2. Klicke oben rechts auf „Einstellungen".
3. Öffne den Reiter „Rechnungseinstellungen".

Schritt 2 – Proforma-Feature einschalten

1. Aktiviere den Toggle „Pro Forma Rechnungen".
   
2. Scrolle ganz nach unten.
3. Klicke auf „Speichern".

✔ Ergebnis: Draft Orders und neue, unbezahlte Bestellungen erhalten ab sofort automatisch eine Proformarechnung.

Die Aktivierung des Proforma-Features kann den bestehenden Rechnungs-Trigger verändern:

• Stand der Zeitpunkt vorher auf „bei Bestellung", wird er bei Aktivierung automatisch auf „bei Bezahlung" umgestellt.
• Stand der Zeitpunkt bereits auf „bei Bezahlung" oder „wenn Ware vollständig versendet ist", ändert sich nichts.

💡 Möchtest du nach der Aktivierung auf „wenn Ware vollständig versendet ist" umstellen, kontaktiere den Support über das Chat-Symbol unten rechts. Gib dabei an, dass du das Proforma-Feature aktiviert hast und den Zeitpunkt in diesem Rahmen anpassen möchtest.

Schritt 1 – Standard-Text anpassen

1. Öffne im Rechnungsprinter oben rechts „Einstellungen".
2. Wechsle zum Reiter „Rechnungspersonalisierung".
3. Scrolle zu „Zusätzliche Informationen an Kunden".
4. Klicke beim Proforma-Text rechts auf den blauen Stift und passe den Text an.
   
5. Klicke unten auf „Schließen", scrolle nach unten und speichere die Änderungen.

Schritt 2 – Zusätzlichen Hinweis nur auf Proformas anzeigen

1. Klicke in „Zusätzliche Informationen an Kunden" auf das blaue Plus.
2. Füge deinen Text ein.
3. Wähle bei „Nur anzeigen auf" die Option „Proformarechnung".
   
4. Klicke unten auf „Schließen", scrolle nach unten und speichere die Änderungen.

🥳 Du hast es geschafft!

Das Proforma-Feature ist aktiviert. Deine Kund:innen erhalten ab jetzt bei Draft Orders und unbezahlten Bestellungen automatisch eine aktuelle Proformarechnung, während die echte Rechnung erst beim gewählten Trigger entsteht.

✅ FAQ – Häufig gestellte Fragen

Support und Kontaktmöglichkeiten

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