📖 Darum geht's:
Damit deine Buchhaltung korrekt, vollständig und automatisiert funktioniert, setzen wir bei pathway auf eine klare Buchungslogik.
Wir zeigen dir hier, wie und warum wir Bestellungen erfassen, auch wenn sie noch nicht bezahlt oder versendet wurden – und wie du damit effizient arbeitest.
🔍 Was wir buchen – und warum
In deinem Buchhaltungsexport landen alle bestätigten Bestellungen, die im ausgewählten Zeitraum (in der Regel monatlich) finalisiert wurden.
Wichtig:
Wir folgen dem Bestellprinzip. Das heißt:
📌 Jede Bestellung wird in die Buchhaltung übernommen – unabhängig davon,
-
ob sie schon bezahlt wurde
-
oder ob die Ware bereits versendet wurde
🤔 Warum verwenden wir das Bestellprinzip?
Das hat gute Gründe – vor allem im E-Commerce mit Shopify:
-
✅ Die meisten Bestellungen werden sofort bezahlt (z. B. via PayPal, Klarna, Shopify Payments)
-
✅ Die Lieferung erfolgt meist direkt danach (Deshalb gehen wir standardmäßig davon aus, dass die Leistung erbracht wurde.)
-
🚫 In Shopify sind Versanddaten oft unzuverlässig (Fulfillment-Angaben werden häufig nicht oder falsch gepflegt)
- 🚫 Einige Paymentprovider verlangen einen Versand innerhalb von 30 Tagen (So können verzögerte Bestellungen direkt in der Buchhaltung identifiziert werden)
Wenn wir uns auf das Versanddatum verlassen würden, würde deine Buchhaltung unvollständig – viele Umsätze würden fehlen.
✅ Deshalb verbuchen wir alle Bestellungen direkt als Erlöse – inklusive Umsatzsteuer.
💡 Hinweis zu Anzahlungen und Umsatzsteuer
Wenn deine Kund:innen im Checkout direkt bezahlen, handelt es sich standardmäßig um erhaltene Anzahlungen.
Das bedeutet:
👉🏼 Auch hier wird die Umsatzsteuer sofort abgeführt – unabhängig davon, ob die Lieferung bereits erfolgt ist.
💬 Für deinen Cashflow macht das also keinen Unterschied, ob pathway eine „erhaltene Anzahlung“ oder einen „Umsatz“ verbucht.
Wenn du die genaue steuerliche Abgrenzung brauchst, nutze zusätzlich den Report „Erhaltene Anzahlungen“.
➡️ Zusatzfeature: Erhaltene Anzahlungen (Shopify)
🙌🏼 Für wen ist diese Logik sinnvoll?
Für die meisten Shopify-Händler:innen ist dieses Vorgehen ideal:
Vorteile:
-
✅ Vollständige Buchhaltung
-
✅ Einfacher automatisierter DATEV-Export
-
✅ Kein manuelles Nacharbeiten notwendig
⚠️ Wann diese Logik nicht ideal ist
In Einzelfällen kann die standardmäßige Verbuchung noch nicht gelieferter oder bezahlter Bestellungen (Schwebendes Geschäft) zu Herausforderungen führen, z. B.:
- 📋 Bei Wirtschaftsprüfungspflicht
- 🏭 Im produzierenden Gewerbe mit Vorbestellungen und verzögerten Lieferungen
- 💰 Wenn sowohl Zahlung als auch Lieferung stark verzögert sind → sogenanntes „schwebendes Geschäft“
In diesen Fällen kann es steuerlich notwendig sein, zwischen Umsatz und Anzahlung zu unterscheiden.
Das ist mit pathway weiterhin möglich, wenn du unseren Report „Erhaltene Anzahlungen“ nutzt und regelmäßig prüfst, ob Bestellungen noch offen sind.
➡️ Zusatzfeature: Erhaltene Anzahlungen (Shopify)
💡 Tipp: Wenn du weißt, dass am Monatsende nur sehr wenige Bestellungen unbezahlt oder ungeliefert bleiben, kannst du pathway weiterhin sinnvoll nutzen.
🔁 Wichtig: Stornierungen in Shopify
❗ Achte darauf, dass Bestellungen, die nie bezahlt oder nie geliefert werden, in Shopify storniert werden.
Nur so kann pathway den Umsatz in der Buchhaltung wieder korrekt ausbuchen.
Andernfalls würde der Umsatz am Jahresende in der Buchhaltung verbleiben – und du hättest die Umsatzsteuer unnötig abgeführt.
🛠️ Unsere Lösung: Report „Erhaltene Anzahlungen“
Für diese Fälle haben wir den Report „Erhaltene Anzahlungen“ entwickelt.
Damit kannst du monatlich genau prüfen:
-
✅ Welche Bestellungen wurden bereits gebucht
-
✅ Welche davon wurden noch nicht geliefert
-
✅ Welche Umsätze also als Anzahlungen sind
Hier erfährst du mehr zum "Erhaltene Anzahlungen" Report:
👉🏼 Erhaltene Anzahlungen Bericht erzeugen
🥳 Du hast es geschafft!
Jetzt weißt du, wie pathway Bestellungen aus Shopify verarbeitet – und warum das Bestellprinzip für dich den einfachsten Weg zur automatisierten Buchhaltung darstellt.
Mit dem Zusatzreport „Erhaltene Anzahlungen“ bist du auch für Sonderfälle wie Vorbestellungen oder wirtschaftliche Prüfpflicht bestens gewappnet.
📗 FAQ – Häufig gestellte Fragen
✅ Warum bucht pathway auch unbezahlte Bestellungen? 
Weil im E-Commerce fast alle Bestellungen direkt bezahlt werden. Offene Posten (z. B. Überweisung) behandeln wir getrennt über den Debitor.
✅ Kann ich auf Versanddatum statt Bestelldatum umstellen?
Aktuell nicht – das wäre technisch unsicher, da Shopify-Versanddaten oft lückenhaft oder falsch sind.
✅ Was mache ich, wenn ich wirtschaftlich zwischen Umsatz & Anzahlung unterscheiden muss?
Nutze den Report „Erhaltene Anzahlungen“, um steuerlich korrekt zu differenzieren.
✅ Was passiert mit Bestellungen, die nie bezahlt oder versendet werden?
Bitte storniere sie direkt in Shopify, damit pathway den Umsatz automatisch entfernt.
Support und Kontaktmöglichkeiten
💌 Du brauchst Unterstützung? Unser Support Team ist jederzeit für dich da: