Unsere Berechnung der passiven Rechnungsabgrenzung ist in den meisten Fällen der einzige nicht auf Anhieb umzusetzende Bericht in unseren SaaS Onboardings. Mit diesem Artikel helfen wir Steuerberater:innen in DATEV Abgrenzungen vorzunehmen.
Das Ziel unserer PRAP Berechnung ist es, einen skalierbaren Prozess für die Abgrenzungsbuchungen zu finden. Das bedeutet: Sowohl kleine als auch große Unternehmen, unabhängig ob 20 oder 20.000 abzugrenzende Rechnungen im Monat, sind mit unserer Datei abbildbar.
Dazu liefern wir die Berechnung zwar auf Einzelrechnungsebene, die Abgrenzung erfolgen allerdings nach Summen wie nachfolgend beschrieben. Einzelne Abgrenzungsbuchungen in DATEV pro Rechnung anzulegen, würde sonst schnell zu Performance-Problemen führen.
PRAP Prozess erklärt
Bei der PRAP Berechnung geht es darum den Nettobetrag der Rechnung gemäß der Leistungserbringung monatlich aufzuteilen. Bei Rechnungen mit einem Leistungszeitraum über mehrere Monate wird der abzugrenzende Betrag entsprechend tagesgenau aufgeteilt.
In unser erprobten PRAP Berechnung (zusammen mit Wirtschaftsprüfern unter anderem der Ba Group entwickelt) rechnen wir mit einheitlich 30 Tagen pro Monat und 360 Tagen pro Jahr.
Ihr erhaltet von uns damit monatlich eine Excel Tabelle die alle relevanten Rechnungspositionen und Infos zur Abgrenzung enthält. Relevant in dieser Auswertung ist die Summe der Spalte "Rest", welche euch den Betrag zeigt der zum Ende des Monats noch abzugrenzen ist. Wie ihr diese Information in DATEV verarbeitet erklären wir unten.
So funktioniert's:
Bei Betrachtung der Datei siehst du in Zeile 4 folgende Spalten (nur die relevanten aufgelistet):
RechnungsId:
Dies ist die Rechnungsnummer
Erlöskonto:
Das ist das gebuchte Erlöskonto in unseren Buchhaltungsexporten
Start- und Enddatum:
Das ist die Laufzeit der Rechnung, auf den Tag genau abgegrenzt.
Wichtig: Bei Chargebee endet die Laufzeit entsprechend der Kalendertage (z.B. Startdatum 24.06.2022 & Enddatum 23.06.2023), bei Stripe Billing endet die Laufzeit am selben Tag (da hier die genaue Uhrzeit vom Startdatum / Enddatum berücksichtigt wird - dies ist für die Buchhaltung aber irrelevant)
Laufzeit (Gesamt):
Das ist die gesamte Laufzeit der Rechnung , wobei 1 für einen Monat und 12 für ein Jahr (12 Monate) steht. Da wir Tagesgenau rechnen, kann die Laufzeit unter Umständen leicht von den vollen Monaten abweichen. Bsp. hier 12,00 Laufzeit im Beispiel.
Details zur Berechnung von Laufzeit:
Laufzeit = 30 Tage pro vollen Monat + erster Monat (inkl. Starttag) + letzter Monat (exkl. Endtag)
Beispiel bei jährlicher Laufzeit
Beispiel oben (Laufzeit 23.06.2022 - 23.06.2023: 11 x 30 Tage (nur volle Monate) + 8 Tage für Juni 2022 + 22 Tage für Juni 2023 = 360 Tage = 12 Monate = 12,00
Beispiel bei monatlicher Laufzeit:
Wichtig: Bei Rechnungen mit einer monatlichen Laufzeit, kann es auch zu Laufzeiten größer 1 kommen, je nachdem wie das Billingsystem das Start und Enddatum ausweist, siehe Sektion Start-und Enddatum.
Laufzeit = 0 x 30 Tage (nur volle Monate) + 3 Tage für Februar 2023 (28,29,30) + 29 Tage für März 2023 = 32 Tage = 32 / 30 = 1,07
Laufzeit (Ausstehend): Das ist die verbleibende Laufzeit der Rechnung zum Ende des zubetrachtenden Monats.
Beispielerklärung: Am Stichtag 31.03.2023 hat das Abo der ersten Zeile noch eine Restlaufzeit von 2,77 Monaten. Bei den anderen beiden Abo's ergibt sich keine Laufzeit (Ausstehend), da sie im März enden.
Total (Netto):
Das ist der Gesamtnettobetrag der Rechnung (Netto, da der PRAP immer gegen Nettoumsatz gebucht wird)
MRR:
Das ist der monatlich aufzulösende Betrag (um den Verringert sich der Rest um jeden Monat).
Der MRR errechnet sich als Total(Netto) geteilt durch Laufzeit(Gesamt).
Rest:
Diese Spalte enthält den Restbetrag, der noch abzugrenzen ist.
Der Restbetrag wird in jeder Auswertung neu berechnet und zeigt damit den PRAP Betrag der für den Monat zu buchen ist (siehe unten).
Berechnungsdetails:
Rest = Total(Netto) - Auflösung Startmonat (Summe Tage im Startmonat / 30 Tage x MRR) - (volle Monate x MRR) optional letzter Monat - Auflösung letzter Monat (Summe Tage im Endmonat / 30 Tage x MRR).
Beispiel oben: 588,00 - (8 Tage im ersten Monat/30 x 49,00) - (9 Monate x 49,00) - 0 (Laufzeit noch nicht beendet)
Um das ganze in DATEV zu buchen empfehlen wir folgendes Vorgehen:
- Importiere die pathway Buchunsstapel in DATEV, erst nachdem du die Erlöse eingebucht hast, kannst du den PRAP einbuchen
- Wenn du den gesamten PRAP buchst und nicht nach unterschiedlichen Erlöskonten trennst, kannst du dir direkt die Spalte Rest anschauen. Wenn du nach Erlöskonten trennen möchtest, setze vorher in Zeile 4 einen Filter und lass dir nur das entsprechende Erlöskonto in Spalte Erlöskonto anzeigen.
- Ziehe die Summe von Spalte Rest. Das ist der (neue) Wert des PRAP für diesen Monat. In DATEV machst du jetzt eine Anpassungsbuchung um deinen (bestehenden) PRAP auf diesen Betrag anzupassen (üblicherweise erhöht sich der PRAP wenn neue Rechnungen ausgestellt wurden und die Erlöse wachsen). So hast du die Abgrenzung mit einer Buchung (ggf. pro Erlöskonto) erledigt.
FAQ:
Q: Eine Rechnung taucht nicht in der PRAP Berechnung auf – wieso?
A: Die PRAP Berechnung enthält nur Rechnungen und Gutschriften, deren Laufzeit für den aktuellen Monat relevant sind. Selbstverständlich sind wir darauf angewiesen, dass eine Laufzeit auf den Rechnungen vorhanden ist, sonst können wir diese leider nicht verwerten. Das kannst du so nachvollziehen:
In Chargebee steht die Laufzeit entweder oben rechts unter "Billing Period" oder wenn nur eines der Produkte betroffen ist, unten an den Line Items. In Stripe Billing immer über dem Line Item oder im Dashboard in der Beschreibung der Rechnung. Falls du eine Frage zu einer konkreten Rechnung und der PRAP Berechnung hast schreibe uns gerne an support@pathway-solutions.de
Q: Wofür sind die restlichen Spalten zu gebrauchen?
A: Die restlichen Spalten haben einen informativen Charakter und werden je nach Kundenanforderungen genutzt.
Q: Der Gesamtbetrag (Rest) der PRAP Berechnung ist höher als der gebuchte Umsatz -- woran liegt das?
A: Bitte beachte, dass die PRAP-Datei immer die gesamten abzugrenzenden Rechnungspositionen enthält (nicht nur die auf den aktuellen Monat entfallenden Positionen).
Der Vorteil ist hierbei, dass man jeden Monat ein vollständiges Bild über die abzugrenzenden Beträge erhält und auch unterjährig den PRAP für die Buchhaltung anpassen kann ohne jeden Monat einzeln betrachten zu müssen.
Q: Ein Erlöskonto ist in der PRAP Berechnung nicht gefüllt -- was ist die Ursache?
A: Wir übernehmen die Erlöskonten aus dem Kontensetup in der Chargebee oder Stripe Billing Integration. Wenn hier Rechnungen existieren, die kein Erlöskonto haben, scheint es einen steuerlichen Fall, welchen wir bisher noch nicht kennen oder eine falsch gestellte Rechnung zu geben. Wende dich hier bitte, um Fehler zu vermeiden, an support@pathway-solutions.de