Funktionen und Einstellungen
Wichtig: Bitte prüft immer eure Shopify Steuer Einstellungen in eurem Shopify Account. Eine spätere Korrektur eurer Rechnungen ist nach dem Go- Live nicht mehr möglich!
Wie ihr eure Steuereinstellungen in Shopify vornehmen könnt, erfahrt ihr hier.
Nach dem Login über die Shopify App, klickt auf der linken Seite unter "Billing/PDF" auf "Rechnungsprinter". Dort öffnet sich ein Fenster, klickt auf "Aktivieren", damit die ersten Test Rechnungen erzeugt werden. Danach könnt ihr unter "Einstellungen" eure Rechnungseinstellungen vornehmen. Die Struktur zur Einrichtung des pathway Rechnung Printers ergibt sich aus den Einstellungen.
- Stammdaten
Hinterlegt bitte hier eure Stammdaten, die auf der Rechnung dann als "Lieferant" angezeigt werden. Achtet bitte darauf nach dem Eintragen eurer Daten auf den Button unten rechts auf "Speichern" zu klicken - Rechnungseinstellungen
Hier könnt ihr einstellen, wann die Rechnung erzeugt werden soll. In dem Dropdown Menü "Rechnung erstellen wenn" stellt ihr ein, ob die Rechnung bei a. "Bestellung bezahlt wurde" oder b. "Ware vollständig geliefert wurde" erstellt werden soll. Dementsprechend solltet ihr den Link dem grünen Feld in den Shopify Einstellungen entweder in der a. Order- Bestätigung oder b. Versandbestätigung verlinken. Hier die Schritt für Schritt Anleitungen für die Implementierung des Links.
Hinweis: Die Rechnungen werden erst an den Kunden versendet, sobald ihr den Link in Shopify hinterlegt.
Darüber hinaus könnt ihr in den Rechnungseinstellungen Präfixe und Suffixe für die Rechnungsnummer hinterlegen. Dies bietet sich insbesondere an, wenn man mehr als einen Shopify Shop betreibt und die Rechnungen der jeweiligen Shops auseinander halten möchte. Achtet bitte bei allen Schritten darauf eure Änderungen zu speichern.
- Branding
In den Branding Einstellungen könnt ihr die Rechnung an euer Corporate Design anpassen. Ladet unter "Logo- Upload" euer Logo hoch. Hinweis: Euer Logo wird erst sichtbar, wenn ihr die Einstellungen speichert, das Einstellungsfenster schließt und erneut öffnet.
Unter "Hauptfarbe" und "Zweitfarbe" könnt ihr farbliche Einstellungen an der Rechnung vornehmen. - Weitere Optionen
Unter weitere Optionen findet ihr Möglichkeiten eure Rechnung weiter zu personalisieren. Wenn ihr die Funktion "Mehrsprachige Rechnungen nutzen" aktiviert erstellen wir englischsprachige Rechnungen an Kunden mit einer Lieferadresse außerhalb des DACH Raums (Deutschland/Österreich/Schweiz). Ihr könnt für beide Sprachen getrennt alle weiteren Optionen (Fußzeile etc.) definieren.
Wenn ihr die Funktion "Linksbündige Empfängeradresse" wird die Kundenadresse auf der Rechnung links angezeigt. Dies eignet sich dafür wenn ihr die Rechnung in einem Umschlag mit Fenster versenden möchtet.
In der "Fußzeile" könnt ihr Informationen an eure Kunden, wie zum Beispiel eure Bankverbindung oder eine Kontakt E-Mail Adresse hinterlegen. - Unter "Zusätzliche Informationen an Kunden" könnte ihr zusätzliche
Informationen angeben, die zwischen den Rechnungspositionen und der Fußzeile angezeigt werden. Diese Informationen können mit Regeln versehen werden. So könnt ihr Beispielsweise einstellen, dass die Rechnung in ein bestimmtes Land oder Region (z.B. außer gemeinschaftlich) mit einem Hinweis versehen wird. - Nachdem ihr diese Einstellungen vorgenommen habt, ist es Zeit den Rechnungs Printer live zu schalten. Nutzt dafür den im Screenshot beschrieben Button.
Wählt nun ein Startdatum aus (eine rückwirkende Rechnungserstellung ist möglich) und wählt den Start der Nummernkreise für Rechnungen und Gutschriften aus. Klickt danach auf "Live Modus aktivieren" und die Rechnungen werden euren Einstellungen entsprechend von uns automatisch erstellt und versendet (sofern ihr den Code [s.o] in die Order/ Versand Bestätigung in Shopify hinterlegt habt).
Zur nächsten monatlichen Buchhaltung könnt ihr euch dann bequem die PDFs als Zip herunterladen. Weitere Infos zum Download und Export findet ihr hier.