Mit dem pathway Rechnungsprinter kannst du automatisch rechtssichere Rechnungen für deine Shopify-Bestellungen erstellen und versenden. In diesem Artikel zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du die wichtigsten Einstellungen vornimmst – von Rechnungszeitpunkt über Branding bis zur Live-Schaltung.
❗️Wichtig:
Bitte überprüfe vor der Aktivierung immer deine Shopify-Steuereinstellungen. Eine nachträgliche Änderung der Rechnungen ist nach dem Go-Live nicht mehr möglich.
👉 Hier findest du eine Anleitung zu den Steuereinstellungen in Shopify.
🚀 Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1 – Rechnungsprinter aktivieren
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Logge dich über die pathway Plattform / über die Shopify App ein.
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Klicke links im Menü unter „Billing/PDF“ auf „Rechnungsprinter“.
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Klicke im geöffneten Fenster auf „Aktivieren“, um erste Testrechnungen zu erzeugen.
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Danach kannst du unter „Einstellungen“ deine Rechnungsdaten konfigurieren.
Schritt 2 – Stammdaten hinterlegen
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Trage deine Unternehmensdaten ein. Diese erscheinen später als „Lieferant“ auf der Rechnung.
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Klicke anschließend unten rechts auf „Speichern“.
Schritt 3 – Rechnungseinstellungen vornehmen
📅 Erzeugungszeitpunkt der Rechnung
- Lege fest, wann eine Rechnung erzeugt werden soll:
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a) Sobald die Bestellung erstellt wurde (mit oder ohne Entwürfe)
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b) Sobald die Bestellung bezahlt wurde
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c) Sobald die Ware vollständig versendet wurde
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Hinweis: Die Rechnung wird erst versendet, wenn der Link in der Bestell- oder Versandbestätigung korrekt in Shopify eingebunden ist.
👉🏼 Hier findest du die passende Anleitung zur Integration des Links.
🔢 Präfixe & Suffixe der Rechnungsnummer
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Hinterlege Präfixe oder Suffixe, um Rechnungen verschiedener Shops unterscheiden zu können.
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Bei Live-Schaltung kannst du den Startpunkt des Nummernkreises für Rechnungen und Gutschriften festlegen.
- Du kannst hier auch einstellen, ob eine E-Rechnung automatisch mit erzeugt werden soll:
Tipp's:
👉🏼 Wie erzeuge ich eine E-Rechnung im pathway Rechnungsprinter?
Schritt 4 – Branding anpassen
- Lege deine Hauptfarbe und Zweitfarbe für das Rechnungsdesign fest.
- Direkt dort drunter wird die ein Muster deiner Rechnungen angezeigt.
Schritt 5 – Weitere Optionen aktivieren
- Artikel & Beschreibung:
Wähle aus, was bei dem Artikel (Titel oder SKU) und was bei der Beschreibung (Titel, Produkt Beschreibung oder Produkt Variante) auf der Rechnung angezeigt werden soll.
Tipp's:
👉🏼 Produkt Titel und Beschreibung auf der Rechnung anpassen
- B2B - Verkäufe:
Stelle ein, wie die am Kunden hinterlegte Umsatzsteuer-ID erkannt werden soll, damit diese auf der Rechnung abgebildet werden kann (Standard oder Metafeld am Kunden/ der Bestellung)
Tipp's:
👉🏼 B2B mit dem RechnungsPrinter
- Mehrsprachige Rechnungen:
Klicke auf das Plus, um weitere Rechnungs-Sprachen zu aktivieren für Lieferungen außerhalb des DACH-Raums.
→ Für die einzelnen Sprachen kannst du Fußzeilen und Zusatztexte getrennt definieren.
Sprachauswahl:
Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Niederländisch, Polnisch, Dänisch, Norwegisch, Schwedisch
☝🏼 Wichtiger Hinweis: die folgenden Einstellungen musst du für jede einzelne Sprache hinterlegen (Logo, Fußzeile, etc.)
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Linksbündige Empfängeradresse:
Aktiviert – Kundenadresse wird links angezeigt, passend wenn die Rechnungen in einen Briefumschlag mit Fenster versendet werden.
Good to know:
👉🏼 Du kannst hier auch einstellen, dass Informationen zu eingelösten Gutscheinen und Rabattcodes angezeigt werden sollen, wenn die E-Mail Adresse des Kunden und Lieferanten dargestellt werden sollen, ob das Lieferdatum gedruckt werden soll und ob der Grund für die Gutschrift ebenfalls enthalten sein soll.
- Fußzeile:
Trage hier z. B. deine Bankverbindung oder Kontaktadresse ein.
👉🏼 Hier findest du Beispiel Format zum Kopieren und Einfügen
- Logo-Upload:
Klicke auf "Datei auswählen“, um dein Unternehmenslogo hochzuladen.
Tipp's:
👉🏼 Separates Logo für Lieferland
Hinweis: Das Logo wird erst sichtbar, wenn du speicherst, das Fenster schließt und erneut öffnest.
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Zusätzliche Informationen an Kunden:
→ Nutze Regeln, um individuelle Hinweise (z. B. für Auslandslieferungen) anzuzeigen.
Tipp's zur Einrichtung für die zusätzlichen Informationen:
💡 Anleitung: Zusätzliche Informationen auf der Rechnung anzeigen lassen
💡 Variablen (zusätzliche Informationen) im Rechnungsprinter
💡 Wie hinterlege ich einen Hinweis auf meinen Rechnungsprinter Rechnungen fürs Drittland?
- Buchungsregeln einstellen:
Wenn für bestimmte Bestellungen keine Rechnung erzeugt werden sollen, kannst du hierfür eine Regel hinterlegen.
🥳 Klicke unten rechts auf den blauen Button "speichern" um deine Einrichtung vom Rechnungsprinter abzuschließen.
Tipp's für die Buchungsregeln:
💡 Rechnungsprinter Filter Einstellung für alte Shopify Bestellungen
💡 Rechnungsprinter Filter Einstellung für Amazon-Bestellungen
Schritt 6 – Rechnungsprinter live schalten
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Klicke auf „Live Modus aktivieren“.
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Wähle ein Startdatum aus (auch rückwirkend möglich).
- Wenn auch Gutschriften rückwirkend erzeugt werden sollen, aktiviere den Toggle und trage das Datum ein.
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Lege den Startpunkt des Nummernkreises für Rechnungen und Gutschriften fest.
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Ab jetzt erstellt pathway automatisch Rechnungen auf Basis deiner Einstellungen.
Wichtig: Der automatische Versand funktioniert nur, wenn du den zuvor beschriebenen Link in Shopify eingebunden hast.
📁 Monatlicher PDF-Download
Für deine Buchhaltung kannst du alle erstellten Rechnungen monatlich oder für einen bestimmten Zeitraum gesammelt als ZIP-Datei herunterladen oder auch einzeln direkt als PDF.
👉🏼 Hier findest du weitere Infos zum Download.
🥳 Du hast es geschafft!
Jetzt weißt du, wie du deinen pathway Rechnungsprinter für deine Shopify Bestellungen richtig einstellst und du dir ab sofort viel wertvolle Zeit sparst. Sicher, automatisch und GOBD-Konform.
📗 FAQ – Häufig gestellte Fragen:
✅ Was passiert mit Rechnungen aus dem Testmodus?
Diese dienen nur zu Demonstrationszwecken und werden nicht verschickt oder verbucht.
✅ Kann ich die Sprache der Rechnung beeinflussen?
Ja – mit der Funktion „Mehrsprachige Rechnungen“ kannst du automatisch englische Rechnungen für internationale Lieferungen erzeugen.
✅ Sind rückwirkende Rechnungen möglich?
Ja, du kannst beim Go-Live ein Startdatum in der Vergangenheit wählen.
✅ Was ist ein Nummernkreis und warum ist er wichtig?
Der Nummernkreis legt fest, mit welcher Nummer deine erste Rechnung bzw. Gutschrift beginnt. Das ist wichtig für deine steuerliche Nachvollziehbarkeit.
Support und Kontaktmöglichkeiten
💌 Du brauchst Unterstützung? Unser Support Team ist jederzeit für dich da: