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Store Credit vs. manuelle Gift Cards in Shopify

Unterschiede zwischen Store Credit und Geschenkgutscheinen – und wie pathway diese buchhalterisch verarbeitet

📖 Darum geht’s

Im Shopify Backend gibt es verschiedene Wege, Kunden ein Guthaben auszustellen. Besonders bei Retouren oder Kulanzfällen stellt sich die Frage:

👉🏼 Store Credit oder manuell erstellte Gift Card?

Obwohl beide Varianten im Checkout den Zahlbetrag reduzieren, unterscheiden sie sich technisch, organisatorisch und buchhalterisch deutlich.

🔎 Was ist Store Credit?

Store Credit ist ein Guthaben, das fest mit einem konkreten Kundenkonto verknüpft ist.

Eigenschaften:

  • Zuweisung erfolgt direkt im Kundenprofil unter dem Abschnitt „Guthaben“

  • Kunde muss eingeloggt sein, um das Guthaben im Checkout mit einem Klick zu verwenden

  • Guthaben ist im Kundenkonto jederzeit einsehbar

  • Nicht als Code übertragbar

👉🏼 Store Credit ist also kundenbezogen und nicht zu einem anderen Kunden übertragbar.

🎁 Was ist eine manuell erstellte Gift Card?

Eine Gift Card ist ein digitaler Code, der als Zahlungsmittel funktioniert.

Eigenschaften:

  • Erstellung über: Produkte → Gutscheine

  • Shopify generiert einen Code (z. B. ABCD-1234-EFGH)

  • Kunde gibt den Code im Checkout manuell ein

  • Theoretisch übertragbar an Dritte

👉🏼 Eine Gift Card ist codebasiert und unabhängig vom Kundenkonto.

💡 Hinweis:
Um ein gesondertes Konto für manuelle Gutscheine zu nutzen, musst du dies in pathway in der Shopify Integration einstellen. Wie das geht, erklären wir dir weiter unten.

🤔 Entscheidungshilfe für Händler

Nutze Store Credit, wenn:

  • du einem bestehenden Kunden nach einer Retoure den Betrag gutschreiben möchtest

  • das Guthaben an das Kundenkonto gebunden bleiben soll

  • kein Gutschein-Code verloren gehen soll

  • du die Kundenbindung stärken möchtest

Nutze manuelle Gift Cards, wenn:

  • das Guthaben übertragbar sein soll

  • der Empfänger kein Kundenkonto besitzt

  • du bewusst einen klassischen Gutschein ausstellen möchtest
    (z. B. als Geschenk)

🧾 Wie pathway Store Credit buchhalterisch behandelt

Pathway enthält eine spezielle Buchungslogik für Shopify Store Credit Transaktionen.

Unsere Logik:

  • erkennt automatisch Store Credit Orders

  • unterscheidet zwischen echter Zahlung und Guthaben-Verwendung

  • verrechnet ursprüngliche Zahlung und Store Credit korrekt

  • verhindert falsche Erlöse oder offene Posten

  • berücksichtigt auch Mischzahlungen (z. B. Store Credit + PayPal)

⚙️ Wichtige Voraussetzung im Kontensetup

Damit Store Credit korrekt verbucht werden kann, muss in den Debitor Buchungsregeln in der Shopify Integration ein Konto für shopify_store_credit angelegt sein.

👉🏼 Ohne diese Regel kann es zu gelben Buchungen oder fehlenden Gegenkonten kommen.

Hier findest du die passende Anleitung:
➡️ Wie richte ich Sammeldebitoren in der Shopify Integration ein?

🔎 Manuell erstellte Gutscheine in der Shopify Integration aktivieren

Damit manuell in Shopify angelegte Gutscheine korrekt verbucht werden können, muss die Funktion zunächst in den erweiterten Einstellungen der Shopify Integration aktiviert werden.

⚠️ Wichtig:
Diese Einstellung betrifft ausschließlich Gutscheine, die manuell in Shopify erstellt wurden und nicht über den Shop verkauft wurden.

Wenn die Option aktiviert ist, werden diese Gutscheine als Gutschein-Verbindlichkeit erfasst. Zusätzlich kann ein separates Gegenkonto (meist ein Aufwandskonto) hinterlegt werden.

💡 Wir empfehlen, das passende Konto gemeinsam mit dem Steuerberater und unserem Support abzustimmen.

⚙️ Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1 – Shopify Integration öffnen

  1. Logge dich in die pathway Plattform ein.
  2. Klicke links in der Menüleiste auf „Shopify“.
  3. Klicke bei dem gewünschten Shop auf den blauen Button „Import“.

Schritt 2 – Erweiterte Einstellungen öffnen

  1. Klicke oben rechts auf den blauen Button „Erweiterte Einstellungen“.
  2. Aktiviere den Toggle im Reiter "Allgemein" bei „Manuell erstellte Gutscheine buchen“.
  3. Scrolle nach unten & klicke auf „Speichern“.

Schritt 3 – Gegenkonto für manuelle Gutscheine hinterlegen

  1. Öffne den Reiter „Umsatzbuchungsregeln“.
  2. Scrolle zum Bereich „Gutschein Buchungsregeln“.
  3. Hinterlege beim Feld „Gegenkonto für Manuelle Gutscheine“ das gewünschte Konto.
  4. Klicke abschließend oben rechts auf den blauen Button „Einstellungen speichern“.

🔎 Was bewirkt diese Einstellung?

Wenn diese Option aktiviert ist:

  • werden manuell erstellte Shopify Gutscheine automatisch erkannt
  • als Gutschein-Verbindlichkeit verarbeitet
  • und mit einem separaten Gegenkonto verbucht

💡 Üblicherweise wird hierfür ein Aufwandskonto verwendet. Welche Kontierung sinnvoll ist, sollte immer gemeinsam mit dem Steuerberater abgestimmt werden.

🥳 Du hast es geschafft!

Du kennst jetzt den Unterschied zwischen Store Credit und manuellen Gift Cards – und weißt, wie pathway Store Credit sauber verbucht.
So vermeidest du offene Posten und falsche Erlöse in deiner Buchhaltung.

✅ FAQ – Häufig gestellte Fragen

❓ Wird eine Gift Card von pathway automatisch erkannt? p_astronaut_FAQ-png
Ja, Gift Card Umsätze werden regulär als Gutscheinerlöse verbucht – abhängig von deinem Kontensetup.

❓ Muss ich für Store Credit eine eigene Buchungsregel anlegen?
Ja, es muss ein Debitorenkonto für shopify_store_credit hinterlegt sein.

❓ Was passiert bei Mischzahlungen (Store Credit + PayPal)?
Pathway splitten die Zahlung automatisch und verbucht beide Bestandteile korrekt.

Support und KontaktmöglichkeitenAstronaut_SOS_on_fire

💌 Du brauchst Unterstützung? Unser Support Team ist jederzeit für dich da:

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